Benjamin Lerch zeigt Ihnen auf, wie Sie mittels «Empty Shell Conversion»  direkt auf SAP S/4 HANA migrieren und dabei gleichzeitig auf das neue Hauptbuch wechseln.

SFOUR: Worum geht es bei dieser Lösung?

Benjamin: „Empty Shell“ ist eine technologische Lösung, welche es erlaubt organisatorische Anpassungen oder Veränderungen bei den Customizing-Einstellungen vorzunehmen, bevor die Daten migriert werden. Wir nutzen diese Eigenschaft aber auch, um den Wechsel auf das neue Hauptbuch in SAP parallel zur Umstellung auf S/4 HANA zu vollziehen anstatt bereits vorher, wie im Brown Field Ansatz vorgesehen.

SFOUR: Was heisst das für die Unternehmung?

Benjamin: Will eine Firma auf ein bestimmtes Datum auf S/4 HANA umstellen, so muss sie im „Brown Field Ansatz“ bereits im Vorfeld im Detail definieren, wie ihre Rechnungslegung im neuen Hauptbuch neu gestaltet werden soll. Das bedingt ein umfangreiches Vorprojekt. Mit der „Empty Shell Methode“ vollziehen wir die Umstellung auf S4/HANA sowie die Migration auf das neue Hauptbuch in einem Schritt. Dabei klären wir die aufkommenden Fragen Zug um Zug.

SFOUR: Wie läuft das ganz konkret ab?

Benjamin: Zuerst erfolgt die Konversion des leeren Systems, welches nur die Customizing-Einstellungen enthält. In diesem konvertierten System erfolgen danach die Einstellungen für das neue Hauptbuch, indem zusätzliche Ledger für die Rechnungslegungsvorschriften definiert werden. Ausserdem wird die neuen Anlagenbuchhaltung mit den notwendigen Bewertungsbereichen sowie der Belegsplitt für die Bilanzen auf Segment- oder Profitcenterebene vollzogen. Bei Bedarf werden weitere Anpassungen z. Bsp. am Kontenplan optional vorgenommen und erst danach werden die Stamm- sowie Bewegungsdaten mit Hilfe des Migrations-Cockpits in das neue System überführt.

SFOUR: Wo liegt der Vorteil für die Kunden?

Benjamin: Grundsätzlich bedeutet das Vorgehen mit der Vermeidung eines Zusatzprojekts eine deutliche Verkürzung der Projektlaufzeit und damit auch einen kleineren Aufwand. Die Migration wird vereinfacht und das Projekt insgesamt verschlankt. Insbesondere für Firmen die ihr SAP-System schon länger im Einsatz und deshalb auch grösseren Veränderungsbedarf haben sowie über viele Daten verfügen, bietet sich das Vorgehen mittels „Empty Shell Conversion“ an.

SFOUR: Worauf muss ich als Kunde achten?

Benjamin: Wichtig ist, dass man die Transformation gut vorbereitet und sich genau überlegt, welcher Lösungsweg für die eigene Firma am geeignetsten ist. Dabei ist es gut zu wissen, dass es bezüglich der Umstellung auf S/4 HANA nicht nur „schwarz“ oder „weiss“ gibt, sondern dass auch ein massgeschneidertes Vorgehen möglich ist. Spannend ist das beschriebene Vorgehen vor allem auch für Unternehmen, die lieber in agilen Projektsettings arbeiten.